Términos y condiciones de uso de AIGOS

Lo esencial, en cinco líneas. (1) AIGOS es una herramienta: propone registros, cálculos y documentos; usted y su contador revisan, aprueban y firman, y responden por ellos ante la DIAN y demás autoridades. (2) Usted responde por la veracidad, la legalidad y el uso de la información que carga, y por tener la autorización de las personas cuyos datos carga. (3) AIGOS no controla su IA (Claude, ChatGPT u otra), su Google Drive u OneDrive, la DIAN, el proveedor tecnológico ni su conexión. (4) Durante el lanzamiento AIGOS es gratis y se entrega tal cual; cuando empiece el cobro se avisará antes. (5) La responsabilidad de AIGOS tiene un tope y excluye los daños indirectos, salvo dolo o culpa grave y lo que la ley no permita limitar.

1. Quiénes somos y cómo se aceptan estos términos

1.1. AIGOS es un servicio de AIGOS & Co. [PENDIENTE: razón social completa], NIT [PENDIENTE: NIT], con domicilio en [PENDIENTE: ciudad y dirección], correo aigosco.com@gmail.com (provisional) («AIGOS», «nosotros»).

1.2. Estos términos son un contrato entre AIGOS y la persona o empresa que usa el servicio («el cliente», «usted»). Quien acepta en nombre de una empresa declara que tiene facultades para obligarla. Si no las tiene, responde personalmente.

1.3. Usted acepta estos términos al marcar la casilla de aceptación en acceso.aigosco.com o al confirmarlo en el chat de su IA cuando AIGOS se lo pide. Esa aceptación es un mensaje de datos con plena validez (Ley 527 de 1999, artículos 5, 14 y 15). AIGOS guarda la versión aceptada, la fecha y la hora, el correo y, si está disponible, la dirección IP aproximada.

1.4. Hacen parte de estos términos: la Política de tratamiento de datos personales y el Acuerdo de encargo del tratamiento (Anexo 1). Si hay contradicción en materia de datos personales, prevalece el Acuerdo de encargo.

1.5. Si usted es consumidor en los términos de la Ley 1480 de 2011, nada en estos términos limita los derechos que esa ley le da y que no se pueden renunciar. Las cláusulas que la ley considere abusivas se tendrán por no escritas sin afectar las demás.

2. Definiciones

• Servicio: el servidor MCP de AIGOS, sus herramientas, la página de acceso, los sitios aigosco.com y acceso.aigosco.com y la documentación.
• Empresa: cada contribuyente que el cliente crea en AIGOS. Un cliente puede tener varias.
• Usuario: cada persona que entra al Servicio con un cargo en una empresa (titular o gerencia, administrador, contador, revisor fiscal, auxiliar, consulta u otro).
• Contenido del cliente: la información y los documentos que los usuarios cargan, dictan o confirman, y los registros, cálculos, borradores y documentos que AIGOS genera a partir de ellos.
• IA del cliente: el asistente de inteligencia artificial que el cliente elige y conecta a AIGOS.
• Almacenamiento del cliente: el Google Drive, el OneDrive u otro almacenamiento del cliente, donde su IA guarda los documentos.
• Propuesta: cualquier asiento, cálculo, clasificación, declaración, documento electrónico o recomendación que AIGOS o la IA del cliente preparan para que una persona lo revise y lo confirme.

3. Naturaleza del servicio

3.1. AIGOS es una herramienta de software. Lleva la contabilidad, el inventario, la nómina, los documentos electrónicos y el calendario de obligaciones a partir de lo que los usuarios le entregan y confirman. AIGOS propone; el usuario decide.

3.2. No es asesoría profesional. AIGOS no presta servicios de contaduría pública, revisoría fiscal, asesoría tributaria, laboral, legal ni médica, y no reemplaza al contador público del cliente. Las reglas y catálogos que usa AIGOS se marcan como «propuesta» hasta que el contador del cliente los aprueba. Los estados financieros, las declaraciones y los reportes que el cliente presente ante la DIAN, la UGPP, el Ministerio de Salud, las superintendencias u otras autoridades son del cliente y los firma su representante legal y, cuando la ley lo exige, su contador público o revisor fiscal (Ley 43 de 1990).

3.3. Confirmación humana. Lo que tiene efecto contable, tributario o de acceso solo se ejecuta cuando un usuario con el cargo y el código del celular vigentes lo confirma con la frase de confirmación. Al confirmar, el usuario declara que revisó la propuesta y la aprueba. Lo confirmado es un acto del cliente.

3.4. No es historia clínica. El módulo de salud sirve para facturar y producir los RIPS. No es historia clínica ni sistema de información clínica, y no se debe usar como tal.

3.5. No es proveedor tecnológico ni operador de pagos. AIGOS genera los documentos electrónicos y los valida contra los esquemas de la DIAN, pero hoy no los transmite a la DIAN (sección 9). AIGOS tampoco es banco, operador de información de la PILA ni entidad financiera.

3.6. Cambios normativos. AIGOS vigila las fuentes oficiales y actualiza sus reglas, pero no garantiza cubrir cada cambio normativo desde el día de su vigencia. El cliente y su contador deben verificar las normas aplicables a su caso.

4. Cuentas, cargos y segundo factor

4.1. Se entra con una cuenta de Google y un segundo factor obligatorio: el código de 6 dígitos de una aplicación de autenticación en el celular del usuario.

4.2. Cada usuario es responsable de su cuenta de Google, de su celular y de su aplicación de autenticación. Lo que se haga con su cuenta y su código se presume hecho por él, salvo que demuestre lo contrario y que avisó a AIGOS tan pronto supo del uso indebido.

4.3. El código del celular vale 8 horas en cada conexión. Durante ese tiempo, la frase de confirmación es la única barrera para confirmar. El usuario acepta ese diseño y se obliga a no dejar su sesión abierta en equipos ajenos y a cerrar la conexión de su IA si pierde el control del equipo.

4.4. La Gerencia (titular) de cada empresa decide quién entra y con qué cargo y permisos, y responde por esas decisiones. Nadie confirma su propio acceso.

4.5. Avise de inmediato a aigosco.com@gmail.com cualquier acceso no autorizado. AIGOS puede bloquear una cuenta o una conexión para proteger al cliente o al Servicio.

5. Obligaciones y declaraciones del cliente

El cliente declara y garantiza, y se obliga a mantener mientras use el Servicio, que:

5.1. Veracidad. La información que carga es veraz, completa y actualizada, y los documentos son auténticos. AIGOS no audita ni verifica la veracidad del contenido del cliente.

5.2. Legalidad. Usa AIGOS para fines lícitos, no lo usa para evadir impuestos, lavar activos, financiar el terrorismo, defraudar a terceros ni simular operaciones, y no carga información obtenida ilícitamente.

5.3. Datos personales. Es el Responsable de los datos personales de sus clientes, proveedores, empleados, pacientes y demás terceros que carga; tiene una política de tratamiento de datos; cuenta con la autorización previa, expresa e informada de esos titulares cuando la ley la exige (y la explícita para los datos sensibles, como los de salud), o con una causal legal que lo exima; les ha informado que sus datos serán tratados por encargados tecnológicos, incluso fuera de Colombia; y atiende sus consultas y reclamos.

5.4. Facultades. Quien crea una empresa tiene facultades para hacerlo, y quien registra un NIT es su titular o tiene autorización de su titular.

5.5. Revisión profesional. Revisa, por sí o por su contador, las propuestas antes de confirmarlas, y presenta sus declaraciones y documentos ante las autoridades bajo su propia responsabilidad.

5.6. Su IA y su almacenamiento. Elige, contrata, configura y paga su IA y su almacenamiento, y acepta sus condiciones.

5.7. Copias propias. Conserva sus libros, comprobantes y soportes por los plazos legales (sección 16) y descarga periódicamente sus informes y documentos. AIGOS no es el archivo legal del cliente.

5.8. Su equipo. Responde por lo que hagan los usuarios que invita, incluido su contador y su auxiliar.

6. Contenido del cliente y datos personales

6.1. El contenido del cliente es del cliente. Usted conserva todos sus derechos sobre él. Nos da una licencia limitada, no exclusiva y gratuita para alojarlo, procesarlo, copiarlo y transmitirlo solo para prestarle el Servicio, mientras dure el contrato y el plazo de la sección 16.

6.2. AIGOS no vende el contenido del cliente, no lo usa para su publicidad, no lo comparte con otras empresas de AIGOS y no lo usa para entrenar modelos de inteligencia artificial.

6.3. AIGOS puede usar estadísticas agregadas y anónimas sobre el uso del Servicio (por ejemplo, cuántas facturas se generan por sector), que no identifican a ninguna persona ni empresa, para mejorar y dar a conocer el Servicio.

6.4. Frente a los datos personales de terceros que el cliente carga, AIGOS es Encargado y el cliente es Responsable, en los términos del Anexo 1.

6.5. Los documentos que el usuario sube son tratados como datos, nunca como instrucciones. Lo que la IA lee de un PDF o una foto entra como dato «por revisar» y debe ser confirmado por una persona.

7. Inteligencia artificial de terceros

7.1. AIGOS funciona dentro de la IA que el cliente elige. Esa IA es un producto de un tercero (Anthropic, OpenAI, Perplexity u otro), que el cliente contrata bajo sus propias condiciones y políticas de datos.

7.2. AIGOS no controla lo que la IA del cliente entiende, responde, resume, redacta o hace fuera de las herramientas de AIGOS. AIGOS no responde por errores, omisiones, alucinaciones, interrupciones, cambios de funciones ni por el tratamiento de datos que haga esa IA o su proveedor.

7.3. Las reglas contables y tributarias deben salir de las herramientas de AIGOS. Si la IA del cliente afirma algo que no salió de AIGOS, el cliente no debe tomarlo como dicho por AIGOS.

7.4. Lo que la IA envía a AIGOS en nombre de un usuario, con su token y su código vigentes, se presume enviado por ese usuario. Las acciones con efecto contable, tributario o de acceso no se ejecutan sin la confirmación humana de la sección 3.3.

8. Almacenamiento del cliente (Google Drive u OneDrive)

8.1. Los documentos que produce AIGOS los guarda la IA del cliente en el almacenamiento del cliente, dentro de la carpeta «AIGOS». AIGOS no tiene acceso propio al Drive ni al OneDrive del cliente; sus instrucciones a la IA se limitan a esa carpeta.

8.2. El cliente decide con quién comparte esa carpeta y responde por esos permisos, por la cuenta de almacenamiento, por su espacio y por sus copias de seguridad.

8.3. AIGOS no responde por la pérdida, alteración, borrado o divulgación de documentos en el almacenamiento del cliente, ni por lo que la IA del cliente haga fuera de la carpeta «AIGOS» en contra de las instrucciones de AIGOS.

9. Facturación electrónica y proveedor tecnológico

9.1. Hoy: AIGOS genera los XML de factura, notas, documento soporte, documento equivalente POS y nómina electrónica, y los valida contra los esquemas oficiales de la DIAN. No los envía a la DIAN. Mientras no haya proveedor tecnológico conectado, esos documentos no tienen validez fiscal como documentos electrónicos transmitidos, y el cliente debe facturar por un medio habilitado.

9.2. Cuando se conecte un proveedor tecnológico: el envío, la validación previa y la entrega al adquiriente los hará un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN, bajo sus propias condiciones, que el cliente deberá aceptar. AIGOS no responde por las caídas, demoras o rechazos del proveedor tecnológico ni de los servicios de la DIAN.

9.3. Habilitación y numeración: el cliente es responsable de habilitarse como facturador electrónico ante la DIAN, de pedir sus rangos de numeración, de registrar al proveedor tecnológico en el portal de la DIAN y de mantener vigentes sus certificados y su RUT.

9.4. Contingencia: si la DIAN, el proveedor tecnológico o AIGOS no están disponibles, el cliente debe aplicar los procedimientos de contingencia que fija la DIAN.

9.5. Paquetes: cuando empiece el cobro, los documentos electrónicos se cobrarán por paquetes. Qué cuenta como documento y su precio se publicarán en aigosco.com/planes.

10. Lanzamiento gratuito, planes, pagos y suspensión

10.1. Gratis durante el lanzamiento. Mientras AIGOS esté en lanzamiento, el Servicio se presta sin costo, tal cual y según disponibilidad, puede tener errores y funciones incompletas, y AIGOS puede cambiarlo, limitarlo o detenerlo.

10.2. Fin del lanzamiento. AIGOS avisará por correo y en el chat, con al menos treinta (30) días calendario de anticipación, la fecha en que empieza el cobro y los planes. Nadie queda inscrito en un plan pago sin aceptarlo expresamente.

10.3. Planes y precios. Los planes, precios, impuestos y medios de pago se publicarán en aigosco.com/planes. AIGOS & Co. expedirá factura electrónica por lo que cobre.

10.4. Renovación. Los planes se renuevan por el mismo periodo salvo que el cliente los cancele antes de la renovación. Los cambios de precio se avisan con treinta (30) días calendario de anticipación y el cliente puede cancelar antes de que apliquen.

10.5. Suspensión por no pago. Si un pago no se hace en la fecha, AIGOS avisará y dará diez (10) días calendario para ponerse al día. Después puede suspender las funciones que crean o confirman. Durante la suspensión el cliente sigue pudiendo consultar y exportar su información. Si la mora supera sesenta (60) días calendario, AIGOS puede terminar el contrato con el procedimiento de la sección 16.

10.6. Retracto. Si el cliente es consumidor y contrató a distancia, tiene el derecho de retracto en los términos del artículo 47 de la Ley 1480 de 2011, con sus excepciones.

11. Disponibilidad, soporte y cambios del Servicio

11.1. AIGOS hará esfuerzos razonables para que el Servicio esté disponible, pero no garantiza un servicio ininterrumpido ni libre de errores. Puede haber mantenimientos, avisados cuando sea posible.

11.2. El soporte se presta por correo, en horario hábil de Colombia, sin tiempos de respuesta garantizados durante el lanzamiento.

11.3. AIGOS puede mejorar, cambiar o retirar funciones. Si retira una función esencial de un plan pago, el cliente puede terminar y recibir la devolución proporcional de lo pagado por adelantado.

12. Uso aceptable

El cliente no podrá: intentar acceder a empresas o datos ajenos; probar, saltar o desactivar los controles de seguridad (salvo pruebas autorizadas por escrito); usar el Servicio para enviar código malicioso o automatizar llamadas por encima de los límites; revender o dar acceso al Servicio a terceros no autorizados; copiar o hacer ingeniería inversa del Servicio salvo lo que la ley permita; ni usarlo en contra de la ley. AIGOS puede suspender de inmediato a quien lo haga.

13. Propiedad intelectual

13.1. El software, las herramientas, los catálogos, las plantillas, las guías, la marca AIGOS, el isotipo y la documentación son de AIGOS & Co. o de sus licenciantes. El cliente recibe una licencia de uso personal, no exclusiva, intransferible y revocable, mientras el contrato esté vigente.

13.2. Los informes y documentos generados a partir del contenido del cliente son del cliente, aunque usen plantillas de AIGOS.

13.3. Si el cliente envía sugerencias o solicitudes de funciones, AIGOS puede usarlas libremente sin pago.

14. Garantías y su exclusión

14.1. AIGOS garantiza que prestará el Servicio con la diligencia de un proveedor profesional de software y que aplicará las medidas de seguridad descritas en su política.

14.2. Fuera de lo anterior y en la medida en que la ley lo permita, el Servicio se entrega «tal cual» y «según disponibilidad». AIGOS no garantiza que el Servicio sea adecuado para un fin particular, que sus propuestas estén libres de error ni que el resultado tributario o contable sea el que el cliente espera.

15. Limitación de responsabilidad e indemnidad

15.1. Daños excluidos. AIGOS no responde por lucro cesante, pérdida de ingresos, de clientela o de oportunidades, daño reputacional, interrupción del negocio ni daños indirectos, imprevisibles o consecuenciales.

15.2. Hechos que AIGOS no controla. AIGOS no responde por daños causados por: la información falsa, incompleta o desactualizada que cargue el cliente; las decisiones y confirmaciones de los usuarios; la IA del cliente; el almacenamiento del cliente; la DIAN, el proveedor tecnológico, los bancos, los operadores de PILA y demás terceros; la conexión a internet o los equipos del cliente; el uso indebido de cuentas, celulares o códigos del cliente; o la fuerza mayor y el caso fortuito.

15.3. Sanciones e intereses. Las sanciones, multas e intereses que impongan las autoridades al cliente por sus declaraciones, documentos o reportes son del cliente, salvo que se prueben causadas por dolo o culpa grave de AIGOS.

15.4. Tope. La responsabilidad total de AIGOS por todas las reclamaciones derivadas de este contrato no excederá el valor pagado por el cliente a AIGOS en los doce (12) meses anteriores al hecho que la origina. Durante el lanzamiento gratuito, el tope será [DECISIÓN DEL ABOGADO Y DE EDUARDO: suma fija; sugerencia: el equivalente a un (1) salario mínimo mensual legal vigente].

15.5. Lo que no se limita. Las limitaciones de esta sección no se aplican al dolo ni a la culpa grave de AIGOS (Código Civil, artículos 63 y 1522), a los daños a la vida o la integridad de las personas, a las obligaciones que la Ley 1581 de 2012 impone al Encargado frente a los titulares y a la autoridad, ni a los derechos del consumidor que la Ley 1480 de 2011 no permite limitar.

15.6. Indemnidad. El cliente mantendrá indemne a AIGOS & Co., a sus socios, administradores y empleados frente a reclamaciones, sanciones, condenas y costos razonables de defensa (incluidos honorarios de abogados) que surjan de: (a) la falsedad o ilegalidad del contenido del cliente; (b) la falta de autorización de los titulares de los datos que cargó o el incumplimiento de sus deberes de Responsable; (c) el uso del Servicio en contra de estos términos o de la ley; (d) las declaraciones, documentos y reportes que el cliente presente ante autoridades; y (e) los actos de sus usuarios. AIGOS avisará al cliente de la reclamación, le permitirá participar en la defensa y no transará en su nombre sin su consentimiento.

15.7. Plazo para reclamar. Toda reclamación contra AIGOS se debe presentar por escrito, con su soporte, dentro de los [DECISIÓN DEL ABOGADO: sugerencia, seis (6) meses] siguientes a que el cliente conoció o debió conocer el hecho, sin perjuicio de los términos de prescripción que la ley no permita acortar.

16. Terminación, exportación de datos y conservación

16.1. Por el cliente: puede terminar en cualquier momento, desde el chat o por correo. Si pagó por adelantado, no hay devolución por el periodo en curso, salvo el retracto o lo dicho en la sección 11.3.

16.2. Por AIGOS: con treinta (30) días calendario de aviso, o de inmediato si el cliente incumple gravemente estos términos, usa el Servicio en contra de la ley o pone en riesgo la seguridad.

16.3. Exportación. Durante el contrato, y por sesenta (60) días calendario después de terminado, el cliente puede descargar su contabilidad, sus informes y sus documentos electrónicos en formatos abiertos (hoja de cálculo, PDF, XML, JSON). AIGOS no retiene la información del cliente por deudas.

16.4. Supresión. Vencido ese plazo, AIGOS suprime o anonimiza el contenido del cliente dentro de los noventa (90) días calendario siguientes, y las copias de seguridad se eliminan en su ciclo normal de rotación. AIGOS puede conservar la bitácora de seguridad, la prueba de aceptación y lo que deba guardar por ley o para su defensa, bloqueado para cualquier otro uso.

16.5. Conservación legal a cargo del cliente. Los libros, comprobantes y soportes contables se deben conservar diez (10) años (Ley 962 de 2005, artículo 28) y las pruebas tributarias el término que fija el Estatuto Tributario (artículo 632). Esa obligación es del cliente. Antes de terminar, el cliente debe exportar su información. AIGOS podrá ofrecer un plan de conservación por aparte.

16.6. Sobreviven a la terminación las secciones 5, 6, 13, 15, 16, 17, 20 y 21.

17. Confidencialidad

Cada parte guardará reserva sobre la información de la otra que no sea pública y la usará solo para este contrato, salvo orden de autoridad competente, que se avisará a la otra parte cuando la ley lo permita.

18. Modificaciones

18.1. AIGOS puede modificar estos términos. Los cambios importantes se avisan por correo y en el chat o la página de acceso con al menos quince (15) días calendario de anticipación, salvo que los imponga la ley o la seguridad.

18.2. Al entrar después de esa fecha, la IA le pedirá aceptar la nueva versión. Si no la acepta, puede terminar el contrato y exportar su información. Los cambios no son retroactivos.

19. Comunicaciones

Las comunicaciones se envían al correo de la cuenta del usuario y se entienden recibidas cuando entran a su servidor de correo (Ley 527 de 1999, artículo 24). Las del cliente a AIGOS van a aigosco.com@gmail.com (provisional) [PENDIENTE: buzón propio].

20. Ley aplicable y jurisdicción

Este contrato se rige por las leyes de la República de Colombia. Son competentes los jueces de [PENDIENTE: ciudad del domicilio de AIGOS & Co.], sin perjuicio de las reglas de competencia que favorecen al consumidor y de las funciones jurisdiccionales de la Superintendencia de Industria y Comercio.

21. Solución de controversias

21.1. Las partes intentarán resolver cualquier diferencia de forma directa durante treinta (30) días calendario desde que una de ellas la notifique por escrito.

21.2. Si no lo logran, podrán acudir a conciliación en un centro de conciliación de [PENDIENTE: ciudad] y, después, a los jueces de la sección 20. [DECISIÓN DEL ABOGADO: si conviene pactar arbitraje para clientes que no sean consumidores y por encima de cierta cuantía.]

21.3. Las quejas sobre datos personales siguen además el trámite de la Política de tratamiento de datos.

22. Disposiciones generales

22.1. Si una cláusula resulta ineficaz o nula, las demás siguen vigentes y la afectada se reemplaza por la válida más cercana a su intención.

22.2. El cliente no puede ceder este contrato sin autorización de AIGOS. AIGOS puede cederlo a una sociedad que continúe el Servicio, con aviso al cliente.

22.3. Que una parte no exija un derecho no significa que renuncia a él.

22.4. Estos términos, sus anexos y las condiciones del plan contratado son el acuerdo completo entre las partes sobre el Servicio.

Anexo 1. Acuerdo de encargo del tratamiento de datos personales